그리고 처리과에서 수행하는 기록관리업무에 대하여 누구나 손쉽게 수행할 수 있도록 매뉴얼(기록관리 네비게이션)을 작성하여 보급하였다. 그 동안 종이기록물에 의존해온 업무환경이 전자화 됨에 따라 전자문서시스템을 이해하지 못하면 기록관리 업무를 수행할 수 없게 되었다. 이에 따라 처리과 수준에서 수행하는 기록관리 업무를 총망라하여 기록관리 업무절차를 전자문서시스템을 중심으로 제도 및 기록관리 방법론을 자세하게 소개함으로써 기록관리 업무 수행 시 매뉴얼을 참고하여 수월하게 처리할 수 있게 되었다.

세번째는 보존중인 기록물의 적극적인 활용을 위하여 일반기록물과 병적원부 등을 DB화하는 등 보존기록물을 지식자원화하는 작업을 수행하였다.
보존기간 준영구 이상의 기록물은 생산 후 10년째 되는 해 국가기록원으로 이관되므로 계속적으로 활용하기 위하여 기록물을 이관하기 전 스캔이미지를 남겨 활용하기 위함이었다. 또한 병적기록부도 수십년이 지나 기록물이 훼손되고 원본을 알아볼 수 없는 기록물들이 생겨남에 따라 스캔한 사본을 활용하고 원본을 보호하기 위하여 시작하게 되었다.

이렇게 한 해 동안 전 직원이 기록관리 혁신업무에 매진한 결과 우리청은 2006년도 기록관리 부분 우수기관 표창에서 좋은 평가를 얻어 국무총리표창을 수상할 수 있었다.

2007년 추진과제
2007년은 업무기반의 전자기록관리체계구축을 위하여 업무관리시스템 등 12개 시스템이 연계되어 도입된다. 기록관리 분야에서는 업무관리시스템에서 생산된 문서관리카드와 과제관리카드 등을 관리하기 위하여 ‘기록관리시스템’이 도입된다.

따라서 올해의 혁신사업은 기록관리시스템의 도입 및 확산에 초점이 맞추어졌다. 새로운 시스템을 도입하여 조기정착하는 것이 올해 혁신사업의 목표라고 할 수 있다.

또한 이와 맞추어 비전자기록물로 생산되는 기록물에 대한 관리개선도 필요하다. 올해로 전자문서가 생산되기 시작한지 4년째가 되지만 아직까지 전자기록물과 비전자기록물이 혼재하여 기록물관리에 많은 혼란이 가중되고 있다. 따라서 이러한 불편과 혼란을 없애기 위하여 처리과에서 기록물을 관리할 경우 관리대상과 비관리대상을 나누어 관리를 할 수 있는 방안을 모색하고 추진해나갈 계획이다.

마지막으로 새로운 시스템 도입 및 기록물관리법의 개정 등 올해로 변화되는 기록물관리 방법을 정리하고 이에 맞추어 우리청의 자료관운영규정을 개정하여 제도적인 기반을 마련할 예정이다. 또한 변화되는 기록관리에 초첨을 맞추어 직원들이 변화에 빠르게 적응할 수 있도록 교육 및 홍보에도 주력할 것이다.

맺음말
앞으로도 우리청은 기록관리 인프라 보강, 공공업무 수행의 철저한 기록화, 기록관리 프로세스 정비 등의 기록관리 혁신업무를 계속 수행해 나가야 한다.

성공적인 기록관리 혁신은 한사람, 하나의 팀에 의해 수행될 수 있는 것이 아니다. 모든 조직원과 부서에서 기록이 생산되고 관리되는 만큼 전 직원이 기록물을 보호·관리해야 한다는 사명감이 반드시 필요하다. 

기록물은 우리 기관에서 수행한 업무에 대한 결과물이며, 수십년간의 행정 업무의 경험이 축적된 소중한 지식정보이며, 후손에게 남겨줄 국가의 소중한 재산이기 때문이다.