공부문의 생산성과 성과관리에 대한 중요성이 부각되면서 여러 가지 생산성 향상방안들이 논의되고 있으나 그중에서도 가장 기본적이고 본질적인 방법은 조직 속에서 일하고 있는 구성원들이 경험한 내용과 노하우가 사장되지 않도록 관리하고 이를 서로 공유하게 하여 조직의 생산성을 높이는 방안이다. 따라서 조직의 관리자들에게는(최고관리자층을 포함하여) 항상 이러한 지식과 정보가 조직내부에서 공유되고 활용될 수 있는 기반 내지는 인센티브를 마련해 주는 것이 중요한 과제로 떠오르게 된다.

지식정보화사회에서는 가치 있는 하나의 지식이 조직전체의 문제를 해결하는 경우가 종종 있게 되며 따라서 가치있는 지식과 정보에 대한 관리가 중요한 과제로 부각되는 것이다. 그러나 가상의 공간(Cyber Space)이 갖는 특성으로 인해 자칫 가치 없는 정보나 잘못된 지식이 올라오게 되고 정말로 필요하고 중요한 지식과 정보는 공유시스템에 올라오지 않게 되는 현상이 나타나게 된다. 또한 지식과 정보의 평균수명단축으로 인하여 공유시스템에 올라온 정보라도 일정한 시간이 지나면 가치를 상실해서 쓸모없는 정보가 되어버리는 경우도 허다하게 된다. 즉 꾸준히 지식과 정보를 업데이트하지 않으면 공유시스템에는 사용되지 않는 정보로 곧 가득 차게 된다.
이러한 지식관리시스템이 조직의 중요한 엔진으로 가동되기 위해서는 위에서 언급한 내용들을 고려하여 가치 있는 정보와 지식들이 공유시스템에 가득차고, 이러한 정보들이 수시로 업데이트될 수 있는 환경을 조성하고 다양한 인센티브를 제공하는 것이 중요하다.

지식관리를 이야기 할 때 우리는 흔히 두 가지 종류의 지식관리가 있다고 본다.
첫 번째는 Process와 관련된 지식관리이며 두 번째는 Practice와 관련된 지식관리이다.

Process는 예측 가능한 환경에서 “일이 조직화 되는 방식(Getting things organized)”을 의미하며 이는 일상적으로 나타나게 되는 특성을 갖는다. 또한 명백한 지식에 의거하여 일이 조직화 되는 경향을 갖으며 이것은 선형관계에 의해 설명된다. 반면 Practice는 “일이 마쳐지는 방식(Getting things done)”이며 예측 불가능한 환경 하에서 사용되기 쉬운 지식들이며 즉흥적이고 동시다발적으로 또는 암묵적이거나 관습적인 지식에 의거하여 형성되는 지식정보들이다. 이 경우 문제를 해결하는데 필요한 원인발견도 거미줄과도 같아서 일률적으로 인과관계를 밝히기 어렵다.

그렇다면 어떤 종류의 지식이 더 유용하며 조직의 생산성에 더 기여할 수 있을까? 이것은 결국 조직이 표준화된 서비스를 제공하는가 아니면 개별화된 맞춤형 서비스를 제공하는가에 달려있거나, 일상화된 서비스를 제공하는가 아니면 혁신적인 서비스를 제공하는가에 달려있다. 더 나아가 구성원들이 문제를 해결하기 위하여 명백한 지식에 의존하는가 아니면 암묵적 지식에 의존하는가와 관련이 있다.